Quelle recette pour accélérer et sécuriser la fusion des DSI ?

Focus sur la rationalisation des infrastructures d’un groupe d’assurance

Accommodez subtilement un soupçon de business plan, de transformation technique, d’évolutions du modèle d’activité/sourcing, de conduite du changement pour une rationalisation réussie.

Un acteur majeur de l’assurance française a décidé de mettre en place une DSI unique dotée d’environ 3 000 collaborateurs d’un budget de fonctionnement annuel de plusieurs centaines de millions d’euros). TNP intervient sur l’unification de la production (1 000 collaborateurs sur 5 régions distinctes en France) qui vise à optimiser les coûts de fonctionnement tout en préservant les emplois sur les différents sites. Voici la recette à suivre :

1/ Préparez votre business case

Pour le réaliser, procurez-vous la base de référence budgétaire, le dimensionnement des équipes et les grandes métriques clés techniques. Mettez les références budgétaires au format ABC afin de pouvoir comparer aux autres acteurs du marché et les challenger. À cet effet, l’utilisation d’un outil de benchmark permet d’accélérer notre préparation

2/ Identifiez les leviers d’investissements avec les experts de la maison

Ne conservez que ceux pouvant justifier des économies tout en préservant les emplois (consolider les hébergements datacenter, augmenter le taux de virtualisation, unifier le support (helpdesk, etc.), préparez l’environnement de travail de demain, unifiez les processus internes, etc.).

3/ Vérifiez que l’ensemble est homogène et qu’il respecte bien le modèle social de l’entreprise

Votre préparation vous semble parfaite, mais vous devez servir un millier de collaborateurs ! Vous avez donc besoin d’une brigade de cuisiniers, mais comment choisir la meilleure équipe ? Via un processus de RFI (Request For Information) / RFP (Request For Proposal) structuré autour de lots (Services d’hébergement, services aux infrastructures, services aux utilisateurs, outils ITSM, etc.).  Dans un premier temps, sondez le marché pour savoir qui peut répondre à votre besoin. Une fois ce premier listing établi, demandez aux différentes équipes d’écrire leurs meilleures et leurs plus innovantes recettes avec des produits imposés comme leur vision du sujet, leur approche, le coût de la recette, leurs références).

4/ Une fois que chaque candidat a pu rendre sa meilleure copie,

vous les évaluerez avec les managers opérationnels rendus disponibles malgré leurs obligations opérationnelles. Votre premier contrôle sera de vous assurer que 80 % des coûts, des économies et de la conduite du changement se porte sur les activités, les 20 % restants sur les chantiers techniques. Ne retenez que les deux meilleurs concurrents pour pouvoir les mettre en compétition (Due-Diligence compétitive) ou n’en retenez qu’un s’il se distingue très significativement des autres (Due-Diligence exclusive).

5/ Réalisez une réduction du meilleur des propositions puis ajustez votre Business-Case

Tout au long du processus, pour que le mélange reste le plus savoureux possible, il vous faudra sécuriser le fonctionnement au quotidien de votre production. Votre brigade ne devra pas être sur-mobilisée au détriment de la qualité des services délivrés aux métiers.

6/ Avant d’enfourner, assurez-vous que le thermomètre social soit idéal !

En attendant la cuisson optimale de votre plat de résistance, vos collaborateurs s’impatientent et s’inquiètent. Pour leur ouvrir l’appétit ne lésinez pas sur la conduite du changement. Au programme, une communication soutenue auprès des acteurs du projet et les instances du personnel tout au long de la transformation pour impliquer l’ensemble de l’entreprise dans cette transition.
Dans cette phase, où vous attendez avec impatience votre plat chaud, des accélérateurs en cuisine sont indispensables (modèles de RFI/RFP adaptés au contexte, modèle d’évaluation des propositions, méthode de travail de co-construction pour maintenir le bon rythme de travail, contrats type avec ses annexes, …)

Vous voulez évitez le cauchemar en cuisine ? Quel que soit l’état d’avancement de vos réflexions, être accompagné est un facteur clé de succès. À chaque étape, cela vous assurera une tranquillité d’esprit et sera un accélérateur pour accommoder  cette recette de transformation à votre goût.

 

Article rédigé en collaboration avec Gilles BAILLOU, directeur TNP.

Auteur: Vincent RAOUL

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